زيادة الإنتاجية في المؤسسات

مع التطورات التي تحدث في سوق العمل ودخول التقنيات الحديثة، أصبح من اللازم على أرباب العمل إيجاد أساليب فعالة تساعدهم على تحسين أداء موظفيهم وتعزيز إنتاجيتهم؛ فلا شك أنَّ ضعف الإنتاجية يمكن أن يكون عقبة كبيرة أمام تحقيق أهداف أي مؤسسة وقدرتها على تحقيق الأرباح، مما قد يضر باستمراريتها ومكانتها التنافسية.

فإذا كنتَ تواجه تحدياتٍ مع أداء موظفيك، وتبحث عن حلول عملية ومجربة من أجل زيادة الإنتاجية في المؤسسات؛ ففي هذا المقال ستجد ضالتك؛ إذ سنستعرض سوية أهم طرق تحسين الإنتاجية في مكان العمل، وما هي العوامل التي تساهم في زيادة الإنتاجية؟ لتساعدك على رفع كفاءة الموظفين وتحقيق نتائج أفضل لشركتك.

استراتيجيات زيادة الإنتاجية في المؤسسات

زيادة الإنتاجية في المؤسسات تطلع باستراتيجية متكاملة تشتمل عليه تعزيز التواصل، طرق تحسين الكفاءة الانتاجية، وتطوير المهارات، وذلك من خلال واعتمادها على تقنيات فعالة مثل إدارة الوقت، وتحسين الإنتاجية باستخدام التكنولوجيا، حيث إنه يمكن إلى المؤسسات تحسين إنتاجية الموظفين ورفع كفاءة فريق العمل وتقليل معدل الدوران الوظيفي، بالإضافة إلى تشجيع بيئة عمل إيجابية تعزز الابتكار، كل هذا يساعد على تحقيق الأهداف بشكل أفضل، ويعتبر خطوة ضرورية لتحقيق النجاح المستدام.

فضلا عن أن زيادة الإنتاجية في المؤسسات تعتبر هدف أساسية سائليه الإداريون والقادة، ولذلك لما له من تأثير مباشر على الأرباح والأداء العمل لتحقيق هذا الهدف، لا بد من اتباع مجموعة من الاستراتيجيات المنهجية، منها تحسين بيئة العمل، وتطوير المهارات، وتطبيق التكنولوجيا، أضف إلى هذا إدارة الوقت، وتحفيز الموظفين، والتواصل الفعل، وغيرها من العوامل التي تعزز من كيفية زيادة الإنتاجية في العمل للمؤسسات وتساعدها على تحقيق نتائج ملموسة.

كما أن زيادة الإنتاجية في المؤسسات تعتمد بشكل كبير على تهيئة بيئة عمل داعمة للموظفين، بالإضافة الى تعزيز الرضا الوظيفي، وهذا ما تشير إليه مجلة Journal of Applied Psychology، والتي تنص على أن الموظفين الذين يشعرون بالاحترام والتقدير والتحفيز من الإدارة لديهم القدرة على تحقيق أداء أفضل بنسبة تصل إلى 25% مقارنة بغيرهم.

هذا إلى جانب أبحاث الدكتور Daniel Pink في كتابه “Drive” والتي تنص على أن العوامل الرئيسية التي تساعد على تحفيز الإنتاجية في المؤسسات هي الإتقان والاستقلالية، وهذه العوامل تساعد في خلق الشعور بالانتماء والتحفيز الذي يدفع الموظفين نحو تحقيق أهدافهم. بالإضافة إلى نظرية Maslow والتي توضح أن تلبية الاحتياجات الاجتماعية والنفسية للعاملين تعتبر من أهم العوامل التي تقوم على بناء قوة عمل أكثر استدامة وإنتاجية.

اقرأ عن: كيف تعزز الولاء الوظيفي والمؤسسي داخل شركتك

تحليل البيانات ودوره لزيادة الإنتاجية في المؤسسات

تحليل البيانات هو عبارة عملية يتم فيها استخلاص معلومات قيمة من مجموعة متفرقة من البيانات الخام؛ لهذا عندما يتم تنفيذه بشكل صحيح، يكون له دور فاعل في زيادة إنتاجية الموظفين في المؤسسات وتحسين كفاءتها التشغيلية وزيادة أرباحها عبر اتخاذ قرارات تستند إلى بيانات فعلية بدلاً من الاعتماد على الحدس فقط.

ويتميز بأنه يساعد في رسم صورة واضحة عن العمليات المختلفة، مما يمكّن المؤسسات من تخطيط استراتيجياتها على أسس قوية وتخصيص مواردها بالشكل الأمثل لتحقيق أهدافها.

كما أنه يمكن لتحليل البيانات تقديم صورة دقيقة عن سلوك العملاء واتجاهات السوق؛ عن طريق دراسة قنوات التواصل مع العملاء وفهم اهتماماتهم وسلوكياتهم الشرائية، وبالتالي يمكن للمؤسسات تحديد شرائح جديدة لم يتم استغلالها بعد، مما يعزز من فعالية استراتيجيات التسويق، بالإضافة إلى ذلك، يتيح تتبع تقييم الموظفين والمراجعات تحسين خدمة العملاء باستمرار.

كما تساهم أدوات التحليل التنبؤي في تقليص التكاليف من خلال تحديد الفرص ومراقبة الأنماط الخفية التي قد تكون غير مرئية بدون هذه الأدوات؛ وهذا يُسهِّل على الشركات والمؤسسات وضع خطط عمل فعالة تساعدهم على تحسين الإنتاج وتقليل الهدر وتوجيه جهود القوى العاملة نحو المجالات الأكثر أهمية.

أهم معوقات الإنتاجية وكيفية التغلب عليها

رغم سعي أصحاب العمل إلى تحسين الإنتاجية والعمليات التشغيلية، وخلق بيئة عمل تحفز موظفيهم على أداء مهامهم بصورة أفضل، قد تظهر بعض العقبات التي تعرقل مساعيهم هذه، تتمثل أسباب ضعف الإنتاجية في العمل في النقاط التالية:

نقص الموظفين:

يعتبر نقص الموظفين من أبرز التحديات التي تواجه المؤسسات وله تأثير سلبي على إنتاجية العاملين فيها؛ فعندما لا يتوفر عدد كافي من الموظفين لتغطية أعباء العمل، يؤدي ذلك إلى زيادة الضغط على الموظفين الحاليين، مما ينعكس على اصابتهم بالإرهاق وتنخفض جودة عملهم، كما أنَّ هذا النقص سوف يؤدي إلى تأخير في إنجاز المهام، وعدم القدرة على تلبية احتياجات العملاء بشكل صحيح، وفي الوقت المناسب.

وحتى تتغلب على هذه المشكلة يمكن اتباع عدة استراتيجيات؛ منها إجراء تحليل دقيق لحجم العمل، وتوزيعه بشكل عادل على الموظفين الحاليين، كما يجب النظر في إمكانية توظيف عاملين مؤقتين – في حال لم تكن الرغبة موجودة في توظيف موظفين دائمين – أو الاستعانة بمصادر خارجية لإنجاز بعض المهام.

قد يهمك التعرف على: أفكار لزيادة ولاء وانتماء الموظف الجديد

الاحتراق الوظيفي:

ينتج الاحتراق الوظيفي عن الضغط المستمر والعمل لساعات طويلة دون الحصول على راحة كافية، مما يؤدي إلى إصابة الموظفين بالإرهاق الجسدي والنفسي وفقدان حماستهم للعمل، يمكن ملاحظة آثار ذلك من خلال انخفاض جودة العمل وارتفاع معدلات التغيب عن العمل ومعدلات التسرب الوظيفي.

وحتى تتغلب على هذه المشكلة، لا بد أن تضع المؤسسات استراتيجية شاملة لدعم الصحة النفسية للموظفين، تشجعهم على التوفيق بين العمل والحياة الشخصية من خلال تطبيق ساعات عمل مرنة ومنحهم إجازات كافية، كما يجب أيضاً أن يمتلك المديرون الناجحون القدرة على كشف علامات الاحتراق مبكراً، وأن يتدخلوا في الوقت المناسب لمساعدة موظفيهم.

سوء التدريب:

الموظفون الذين لم يحصلوا على تدريباً كافياً أو مناسباً سيجدون صعوبة في أداء مهامهم بكفاءة، مما يؤدي إلى هدر الوقت وانخفاض جودة العمل وهو ما ينتهي إلى استقالة الموظفين، ولهذا، يجب أن تُجريَ المؤسسات تحليلاً دقيقاً لاحتياجات التدريب لكل منصب وظيفي وكل موظف؛ ومن ثم تقوم بوضع برامج تدريبية متخصصة تغطي المهارات التقنية والشخصية على حد سواء.

ضعف المردود المالي:

ضعف المردود المالي واحد من أكثر العوامل التي تضرب إنتاجية الموظفين وولائهم للمؤسسة في مقتل؛ فعندما يجدون أنَّ عملهم لا يعود عليهم بعائد مالي يتناسب مع الجهود التي يبذلونها، ينخفض الدافع لديهم ويقل اهتمامهم وشغفهم بتحسين أدائهم وتطوير أنفسهم؛ ويزداد التسرب الوظيفي في المؤسسة، مما يكلفها وقتاً ومالاً في عمليات التوظيف والتدريب المتكررة.

ولهذا، يتعيَّن عليها أن تضع نظام تعويضات عادل وتنافسي يرتكز على دراسة سوقية تبيِّن معدلات الرواتب في الصناعة والمنطقة، ومن ثم تضع هيكل رواتب يعكس قيمة كل مسمى وظيفي ومستوى الخبرة المطلوبة؛ بالإضافة إلى تطبيق نظام شامل للمكافآت والحوافز يربط الأداء المتميز بالمكافآت المالية.

وقد أظهرت العديد من الدراسات أن الحوافز المالية تعتبر واحدة من أقوى الأدوات التي لها تأثير كبير في تعزيز الإنتاجية في المؤسسات، وهذا وفقا إلى الدراسة التي نشرت في مجلة Harvard Business Review والتي تشير إلى أن الشركات التي تقدم مكافأة مالية بناء على الأداء، شهدت زيادة في إنتاجية الموظفين بنسبة تصل إلى 15 إلى 20%، هذا إلى جانب دراسة أخرى قام بها الباحثان Lazear وKandel توضح أن الحوافز المالية تعزز من تركيز الموظفين وتشجيعهم على تحسين أدائهم لتحقيق الأهداف المنشودة.

كثرة الاجتماعات:

الاجتماعات غير الضرورية والطويلة من أكثر الأمور التي تتسبب في ضياع الوقت والإنتاجية في العمل؛ فهي تقطع تركيز الموظفين وتمنعهم من إنجاز مهامهم الأساسية، كما أنَّها قد تؤدي إلى إصابتهم بالإرهاق وانخفاض الروح المعنوية، خاصة إذا شعروا أنَّ وقتهم يضيع في اجتماعات غير مجدية.

ولتفادي ذلك وزيادة الإنتاجية في المؤسسات، يجب عليها تبنِّي استراتيجية لترشيد الاجتماعات وزيادة فعاليتها، على سبيل المثال تقييم ضرورة كل اجتماع والنظر في بدائل مناسبة مثل المراسلات الإلكترونية أو المكالمات القصيرة، ووضع جدول أعمال واضح ومحدد لكل اجتماع وإرساله مسبقاً للمشاركين، مع تحديد وقت صارم لبداية ونهاية الاجتماع والالتزام به.

نصائح عامة لتحسين الإنتاجية بالمؤسسات

تسعى كل المؤسسات إلى تحسين الانتاجية ولهذا سوف نقدم إليك بعض النصائح الفعالة التي تساعدك على تحقيق ذلك:

• من عوامل نجاح الشركات أن تضع أهدافاً واقعية وقابلة للقياس لكل قسم وموظف لمساعدة الموظفين على فهم ما هو متوقع منهم، واشرح لهم كيف يساهم عملهم في نجاح المؤسسة ككل.
• قدِّم إلى موظفيك بيئة عمل مريحة تحفزهم على العمل بتركز ونشاط أكبر، واحرص على توفير إضاءة مناسبة وتهوية جيدة وأثاث مريح.
• التواصل الفاعل مع الموظفين يزيد من فاعلية الإدارة والتعاون وهذا يشتمل على منح الموظفين الفرصة للتعبير عن أفكارهم والأزمات التي تواجههم بالتعبير عن آرائهم وتقديم الاقتراحات والتعاون بين الموظفين في المشروعات الكبيرة بالتحدث عن إنجازات الشركة ونشر الإيجابية في مكان العمل لتحفيز الموظفين.
• استثمر في الأدوات والتقنيات الحديثة التي تساعد الموظفين على أداء عملهم بكفاءة أكبر، مثل برامج إدارة المشاريع وأدوات التواصل عبر الإنترنت.
• اعمل على خلق بيئة مناسبة للعمل وهذا من خلال توفير وقت كافي للراحة مراعاة الصحة النفسية للموظفين، وتوزيع العمل بشكل جيد، لأن هذا ينعكس على زيادة في التركيز والإنتاجية.
• سجِّل موظفيك في ورش عمل داخلية أو في دورات تدريبية خارجية أو في برامج توجيه، واستثمر في تطوير مهاراتهم وزيادة كفاءتهم وحفزهم على الإبداع والابتكار.
• هناك مجموعة من العناصر التي يمكن من خلالها تقديم التقدير والمكافأة للموظفين سواء كانت مكافئات مالية، مثل الزيادة في الأجر الشهري، أو مكافات معنوية مثل الإجازات الطويلة والترقيات الوظيفية، مع مراعاة العمل وتقدير الجهود وتقديم الشكر على أداء العمل الرائع.
• راجع العمليات والإجراءات بانتظام لتحديد وإزالة أي عوائق غير ضرورية، وشجع الموظفين على اقتراح طرق لتبسيط العمل وزيادة كفاءته.
• ومن أهم العناصر التي تساعد المؤسسات على تحسين الإنتاجية هو الاهتمام بالتكنولوجيا حيث أنها تزيد من الأداء العام للشركة وتساعد على تخفيض التكاليف، وتحسين الجودة والخدمات المقدمة للعملاء.
• شجِّع موظفيك على الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة الشخصية، واحترم أوقات راحتهم وإجازاتهم.

كيف يمكن لـ كيو سالاري المساعدة في زيادة الإنتاجية

في النظام التقليدي لصرف الرواتب، يتلقى الموظفون أجورهم في تاريخ محدد، وهذا النمط يمكن أن يضع الكثير من الموظفين تحت ضغط مالي مستمر، وهذا الوضع له آثار سلبية على المؤسسات أيضاً؛ لأن الموظف حينها سوف يلجأ للعمل في وظائف إضافية، مما يؤثر على جودة عمله وتركيزه، وبالتالي تنخفض إنتاجيته.

وللمساعدة على زيادة الإنتاجية في المؤسسات، تقدم كيو سالاري حلاً مبتكراً متوافق مع مبادئ الشريعة الإسلامية حول كيف يمكن زيادة الإنتاجية؟ حتى يخفف هذا العبء عن الموظفين والشركات معاً؛ إذ يتيح إلى لموظفين الحصول على جزء من رواتبهم المستحقة عند الحاجة، دون انتظار موعد استلام الراتب الشهري.

مع الميزات التي يوفرها التطبيق أيضاً، أنه يمكن لموظفيك الوصول إلى أجورهم المكتسبة بسهولة وسرعة، دون الحاجة للحصول على موافقات إدارية معقدة تشكل عبئاً إضافياً على القسم المالي ومديري الموارد البشرية؛ الأمر الذي يساهم في زيادة الإنتاجية في المؤسسات ويحسِّن بيئة العمل ككل.

فماذا تنتظر؟ حسِّن جودة حياة موظفيك وزد من إنتاجيتهم، سجل شركتك الآن واستمتع بفوائد نظام الأجور المرن والمبتكر.